Zeiterfassung Pflicht

Das „Gesetz zur Stärkung der Tarifautonomie“, als Gesetz für den Mindestlohn (MiLoG), trat zum 1. Januar 2015 in Kraft und sorgt jetzt für eine vom Gesetzgeber festgeschriebene Lohnuntergrenze i.H. von 8,50 EUR pro Stunde.

Gemäß §17 des MiLoG ist ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, zudem verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Aha – alles verstanden? Wenn nicht, dann einfach weiterlesen…

Für welche Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

Die detaillierte Aufzeichnungspflicht gilt für:

• Minijobber, d.h. für alle geringfügig Beschäftigten – egal ob geringfügig entlohnt (450 EUR) oder kurzfristig beschäftigt.
• für alle Arbeitnehmer in Betrieben, die in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind. Das sind gem. 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft.

Wie ist die Arbeitszeit zu erfassen?

Mindestens jede Woche sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit abzüglich der Pausen zu dokumentieren. Es reicht nicht die Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festzulegen!

Diese Aufzeichnungen müssen dann mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden, falls der Zoll sie überprüfen möchte. Gerechnet wird hier ab dem Aufzeichnungsdatum.

Ob man das handschriftlich, in einer Excel-Liste oder aber elektronisch mit einer entsprechenden Software macht ist egal.

Gibt es Ausnahmen oder Sonderregelungen für die Zeiterfassungspflicht?

Die detaillierte Aufzeichnungspflicht gilt NICHT für Minijobber in privaten Haushalten – hier besteht keine Aufzeichnungspflicht.

Weitere Ausnahmen und Erleichterungen sind in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) geregelt. Danach müssen die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die mobil tätig sind und keine Vorgabe  zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) haben und sich diese selbst einteilen, nur die Dauer ihrer täglichen Arbeitszeit erfassen. Das gilt beispielsweise für Paketzusteller oder Mitarbeiter in der Personenbeförderung.

Außerdem nennt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) Ausnahmen für die in §2a SchwarzArbG  genannten Wirtschaftszweige. Hier gilt: für Arbeitnehmer, die monatlich regelmäßig mehr als 2.956 EUR brutto verdienen, entfällt die Aufzeichnungspflicht. Diese Erleichterung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber bezüglich dieser Arbeitnehmer seinen Pflichten nach §16 Abs. 2 ArbZG nachkommt. Das heißt: alles über acht Stunden pro Tag muss aufgezeichnet werden (s. §3 S. 1 ArbZG) und zusätzlich muss ein Verzeichnis der Arbeitnehmer angelegt werden, die in diese Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Auch diese Dokumente sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Und ganz ehrlich: spätestens hier lohnt sich die Nutzung einer entsprechenden Software wirklich. Ehe man Papier-Mehrarbeits-Anträge endlos zwischen Fachbereich, Personalabteilung und Betriebsrat hin und her schickt, lohnt sich vielleicht doch das Gespräch mit Fachberatern wie z.B. mindsquare, um eine passende Software-Lösung für die Beantragung von Mehrarbeit zu implementieren.

Was ist bei der Verwendung von Arbeitszeitkonten zu beachten?

Grundsätzlich sind Arbeitszeitkonten innerhalb von 12 Monaten auszugleichen. Ob man das durch bezahlten Freizeitausgleich oder durch Auszahlung der Überstunden macht ist unwichtig.

Diese Frist gilt für diejenigen Arbeitszeitkonten, bei denen die Mehrarbeit nicht durch Zahlung des Mindestlohns mit abgedeckt ist. Wenn also ein Arbeitnehmer inklusive seiner geleisteten Mehrarbeitsstunden in dem Monat immer noch die 8,50 EUR brutto je Zeitstunde erhält,  dann unterliegen diese Mehrarbeitsstunden nicht der 12-Monats-Regelung.

Außerdem dürfen die auf das Arbeitszeitkonto gebuchten Stunden nicht mehr als 50% der monatlich vereinbarten Arbeitszeit betragen. Vor allem bei Minijobbern, die stark unterschiedlich eingesetzt werden, muss man hier höllisch aufpassen!